Veri Gizliliği
Sitemizi ziyaret ettiğiniz ve şirketimize ilgi gösterdiğiniz için teşekkür ederiz.
Kişisel verilerinizin korunması bizim için önemli bir konudur. Bu nedenle, verilerin korunmasına ilişkin sıkı kanuni hükümlere uygunluğun sağlanması görevimizin bir parçasıdır. Verilerin korunması işi saydamlıkla başlar. Bu nedenle, daima hangi kişisel verilerinizi ne zaman sakladığımızı, bunları ne amaçla kullandığımızı ve aynı zamanda bunların kullanımını nasıl kısıtlayabileceğinizi veya engelleyebileceğinizi bilmeniz bizim için önemlidir. Verileri koruma yönetmelikleri, yürürlükteki verileri koruma yasalarına uygun olacak şekilde tasarlanmaktadır.
MANN ve HUMMEL Filtre Sanayi Ltd. Şti. (“Mann+Hummel”) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle, Mann+Hummel olarak ürün ve hizmetlerimizden faydalanan bayiler dahil, Mann+Hummel ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”)’na, Kanun’a bağlı yürürlüğe koyulan ve koyulacak ikincil düzenlemelere (yönetmelik, tebliğ, genelge) ve bağlayıcı nitelikteki Kişisel Verileri Koruma Kurul’u tarafından alınmış ve alınacak kararlara uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesine büyük önem atfetmekteyiz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile Kanun’da tanımlı şekli ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.
1. Veri Sorumlusuna İlişkin Bilgiler
Kanun uyarınca İstanbul Ticaret Sicil Müdürlüğü’nde 684313-0 sicil numarasıyla kayıtlı, 0612057335700010 MERSİS numaralı, “Halk Sok. No. 44 Pakpen Plaza Kat. 8 Kozyatağı / İstanbul” adresinde mukim MANN ve HUMMEL Filtre Sanayi Ltd. Şti. Veri Sorumlusudur.
2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz Mann+Hummel tarafından;
· Sunulan her türlü ürün, hizmet ve kampanyalardan sizleri haberdar etmek,
· Mann+Hummel ile girmiş olduğunuz her türlü ticari işlemlerde tarafınızın hak kaybına uğramaması adına tarafınıza ait bilgilerinizi tespit etmek,
· Mann+Hummel’in ticari işlemlerde basiretli tacir gibi davranma yükümlülüğünü yerine getirmek,
· İhtiyaçlarınız doğrultusunda talep ettiğiniz ürün ve hizmetleri sunmak,
· Mann+Hummel bünyesinde alınan stratejik ve idari kararlar hakkında sizleri bilgilendirmek,
· Müşteri ilişkileri yönetimi, pazarlama stratejilerinin belirlenmesi ve gerektiğinde istatistiki çalışmalar yapmak,
amaçlarıyla Kanun’da belirtilen sınırlar çerçevesinde hukuka, dürüstlük kurallarına uygun ve işbu amaçlarla her daim bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmektedir.
3. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz yukarıda sayılan amaçlar dahilinde, Kanun’un 8. Ve 9. Maddesinde belirtilen şartlara uygun olarak, başta mevzuatta izin verilen gerçek ve tüzel kişilere, özel veya kamu kurumlarına, denetime yetkili kamu kuruluşlarına, gerektiğinde adli ve idari yargı makamlarına, Mann+Hummel satış ve pazarlama birimi personeline ve amirlerine, şirket hissedarlarına, ödemelerin ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi yapılabilmesi amacıyla bankalara ve finans kuruluşlarına, aracılık ettiğimiz ve acentesi olduğumuz kuruluşlara, faaliyetlerimizi yürütmek için hizmet aldığımız veya iş birliği yaptığımız program ortağı kuruluşlara ve siparişlerinizin sevkiyatları için anlaşmalı olduğumuz lojistik firmalarına aktarılmaktadır. Bununla birlikte kişisel verileriniz, sunduğumuz hizmetin amacı doğrultusunda, bayilere yönelik yurt dışında gerçekleştirilecek organizasyonların yürütülmesi ve Mann+Hummel bayilik ağına katılımın sağlanması için gerekli araştırmaların yapılması ve onayın alınması amaçlarıyla Almanya’da mukim Mann+Hummel Holding GmbH’ye aktarılabilecektir.
4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, Şirket’in yetkili birim ve çalışanları tarafından otomatik ve otomatik olmayan yöntemlerle, sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır. Bu kapsamda kimlik, iletişim, lokasyon, hukuki işlem, müşteri işlem, işlem güvenliği, risk yönetimi, finans, mesleki deneyim, pazarlama, kategorisinde yer alan kişisel veriler; Kanun’un 5. Maddesinin ikinci fıkrasında gösterilen bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmasından dolayı sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla Mann+Hummel’in meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayalı olarak işlenmektedir.
5. İlgili Kişinin Hakları
Dilediğiniz zaman Mann+Hummel’e başvurarak kişisel verilerinizin;
· İşlenip işlenmediğini, işlenme amacını ve amacına uygun kullanıp kullanılmadığı öğrenebilir ve işlenmiş ise bu konuda bilgi isteyebilir,
· Kanun’a uygun olarak yurt içinde ve yurt dışında bilgilerinizin paylaşıldığı üçüncü kişileri öğrenebilir,
· Bilgilerinizin eksik ya da hatalı işlendiğini düşünüyorsanız düzeltilmesini isteyebilir,
· Kanunun 7. Maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde bilgilerinizin silinmesini ya da yok edilmesini talep edebilir,
· Bilgilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere (c) ve (d) bentlerinde belirtilen taleplerinizin bildirilmesini ve aynı işlemleri gerçekleştirmelerini isteyebilir,
· Bilgilerinizin, otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz edebilir veya kanuna aykırı olarak kaydedildiğini veya kullanıldığını düşünüyorsanız ve bu sebeple zarara uğramışsanız zararın giderilmesini isteyebilirsiniz.
Haklarınıza ve Kanunun uygulanmasına ilişkin taleplerinizi, işyerinden veya www.mann-filter.com/tr/mf-tr/home/ [AU1] temin edebileceğiniz başvuru formunu doldurarak ıslak imzalı şekilde “Halk Sok. No. 44 Pakpen Plaza Kat. 8 Kozyatağı / İstanbul” adresine noter kanalıyla, iadeli taahhütlü posta yoluyla veya şahsi başvurunuzla ya da elektronik ortamda doldurduğunuz başvuru formunu mobil imzanızla, güvenli elektronik imzanızla imzaladıktan sonra KEP adresinizi veya Şirket’in veri kayıt sisteminde halihazırda kayıtlı olan e-posta adresinizi kullanarak mannhummel.finans@hs03.kep.tr[AU2] adresine iletebilirsiniz. MANN HUMMEL, bu kapsamdaki taleplere yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret almadan; on sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alarak yanıtlandıracaktır. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde Şirket tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemeyecektir.
Saklama ve İmha Politikası
1.1 Amaç
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Mann ve Hummel Filtre Sanayi Ve Ticaret Limited Şirketi (“Mann+Hummel” veya “Şirket”) tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Mann + Hummel; Stratejik Planda belirlenen misyon, vizyon ve temel ilkeler doğrultusunda; Mann + Hummel çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, taşeron personeli, bayi yetkilileri/çalışanları, potansiyel bayi yetkilileri/çalışanları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.
Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Mann + Hummel tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.
1.2 Kapsam
Mann+Hummel çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, taşeron personeli, bayi yetkilileri/çalışanları, potansiyel bayi yetkilileri/çalışanları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Mann+Hummel’ın sahip olduğu ya da Mann+Hummel tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.
1.3 Tanımlar
Alıcı Grubu | Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi. |
Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
Anonim Hale Getirme | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
Çalışan | Mann ve Hummel Filtre Sanayi Ve Ticaret Limited Şirketi’nin sigortalı personeli. |
Elektronik Ortam | Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar. |
Elektronik Olmayan Ortam | Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
|
Hizmet Sağlayıcı | Mann+Hummel’a belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi. |
İlgili Kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
İlgili Kullanıcı | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler. |
İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
Kanun | 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
Kayıt Ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
Kişisel Veri İşleme Envanteri | Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter. |
Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
Özel Nitelikli Kişisel Veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
Periyodik İmha | Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
Politika | Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası |
Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. |
Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. |
Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi. |
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS) | Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi. |
Yönetmelik | 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. |
2. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMI
Mann+Hummel’ın tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.
Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım aşağıdaki tabloda verilmiştir.
Müdürler Kurulu Başkanı | Müdürler Kurulu | Çalışanların ve tüm birimlerin politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur. |
İrtibat Kişisi | - | VERBİS kayıtlarının takibinden ve KVK Kurumu’yla Mann+Hummel arasında kurulacak iletişimden sorumludur. |
Bilgi Teknolojileri Müdürü | Bilgi Teknolojileri | Politika’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur. |
İnsan Kaynakları, Muhasebe/Finans, Satış/Pazarlama, Satın Alma | Diğer Birimler | Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur. |
3. KAYIT ORTAMLARI
Kişisel veriler, Mann+Hummel tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.
Elektronik Ortamlar | Elektronik Olmayan Ortamlar |
· Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.) · Yazılımlar (ofis yazılımları, mobil uygulamalar vb.) · Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. ) · Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) · Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.) · Optik diskler (CD, DVD vb.) · Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) · Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi | · Kağıt, · Manuel veri kayıt sistemleri (sair formlar, ziyaretçi giriş defteri vb.) · Yazılı, basılı, görsel ortamlar |
4. VERİ SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN BİLGİLENDİRME
Mann+Hummel tarafından; çalışanlara, çalışan adaylarına, ziyaretçilere, hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına, taşeron personeline, bayi yetkililerine/çalışanlara ve potansiyel bayi yetkililerine/çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar
Kanunun 3. maddesinde “kişisel verilerin işlenmesi” kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin “işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi” gerektiği belirtilmiş, 5. ve 6. maddelerde ise “kişisel verilerin işleme şartları” sayılmıştır.
Buna göre, ticari faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, “ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.”
4.1.1 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
Mann+Hummel, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklamaktadır.
· İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
· Kurumsal iletişimi sağlamak.
· Sunulan hizmetlerden müşterileri haberdar etmek.
· İş Sağlığı ve Güvenliği süreçlerini yürütmek.
· İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
· Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
· Mann+Hummel ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
· İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü yerine getirebilmek.
4.1.2. Saklamanın Hukuki Sebepleri
Mann+Hummel’ın faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
· 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
· 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
· 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
· 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
· 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
· 4857 sayılı İş Kanunu,
· Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler,
çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
4.2. İmhaya İlişkin Açıklamalar ve İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel veriler;
· İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
· İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
· Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
· Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Mann+Hummel tarafından kabul edilmesi,
· Mann+Hummel’ın, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
· Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, Mann+Hummel tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12. maddesiyle Kanunun 6. maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için KVK Kurumu tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Mann+Hummel tarafından teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.
5.1. Alınan Teknik Tedbirler
Mann+Hummel tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
· Kişisel verilere yetkisiz erişimin önüne geçilmesi için erişim yönetimi sürecinin oluşturulması,
· Veri koruma ile ilgili sınıflandırma ve olay yönetimi süreçlerinin oluşturulması,
· Kişisel verilerin tutulduğu kayıt ortamlarındaki güvenlik açıklıklarının tespiti ve aksiyonların alınmasına ilişkin zafiyet tarama sürecinin oluşturulması,
· Zararlı yazılımların Mann+Hummel ağına erişmemesi için gerekli olan çözümlerin kullanılması, kapalı ağ sisteminin kullanılması,
· Güncel antivirüs sistemlerinin kullanılması,
· Log kayıtlarının kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulması,
· Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılması,
· Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetiminin sağlanması,
· Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmesi,
· Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik risklerin belirlenmesi,
· Bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınmasının sağlanması ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontrollerin yapılması,
· Silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirlerin alınması.
5.2. Alınan İdari Tedbirler
Mann+Hummel tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:
· Kişisel veri işlemeye başlamadan önce, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi ve gerektiği hallerde açık rızalarının alınması,
· Mann+Hummel’ın ticari ve ticari olmayan iş ve ilişkilerinde, sözleşmesel ilişki kurduğu üçüncü kişi irtibatlarıyla gerekli ve yeterli bilgi güvenliği, gizlilik ve kişisel verilerin korunması hükümlerini imza altına alması,
· Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nın yayınlanması,
· Mann+Hummel internet sayfası içerisinde genel bilgilendirme niteliğinde aydınlatma metninin yayınlanması,
· Kanun’a uyumluluk çalışmaları kapsamında Mann+Hummel içerisindeki aktivite ve süreçlerin analizlerinin yapılması ve yasaya uyum adına alınacak aksiyonların belirlenmesi,
· Kişisel Veri Envanteri’nin oluşturulması,
· Şirket içi periyodik ve rastgele denetimlerin yapılması,
· Çalışanlar iş sözleşmelerinin, disiplin yönetmeliklerinin KVKK perspektifinde değerlendirilerek, gerekli önlem ve tedbirlerin alınması
· Çalışanların kişisel veri güvenliği bilincinin geliştirilmesine yönelik; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması hakkında eğitimler verilmesi.
6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Mann+Hummel tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
6.1. Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel veriler aşağıda gösterilen yöntemlerle silinmektedir.
Veri Kayıt Ortamı
| İşleme İlişkin Açıklama |
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler | Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
|
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler | Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
|
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler | Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.
|
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler | Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır. |
6.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel veriler, Mann+Hummel tarafından aşağıda verilen yöntemlerle yok edilir.
Veri Kayıt Ortamı
| İşleme İlişkin Açıklama |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler | Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
|
CD, USB vb. Optik/Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler | Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir. |
6.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. Bu kapsamda Mann+Hummel, işleme amacı ortadan kalkan kişisel verilere yönelik olarak Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayınlanmış rehberlerdeki anonim hale getirme yöntemlerinden faydalanmaktadır.
7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
7.1. Periyodik İmha Süresi
Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. 11.maddesi gereğince Mann+Hummel, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre Mann+Hummel, Kişisel Veri Envanterine paralel olarak, dijital ve fiziksel ortamlarında tuttuğu kişisel verileri, periyodik olarak en geç 6 ayda bir (180 gün) kontrol edeceğini ve işlendikleri amaç sona erdiğinde söz konusu verileri tekrar eden aralıklarla resen sileceğini, yok edeceğini veya anonim hale getireceğini taahhüt eder.
7.2. Süreç Bazında Saklama ve İmha Süreleri Tablosu
Mann+Hummel tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
· Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
· Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
· Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında
yer alır.
Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde güncellemeler yapılır. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Mann+Hummel’ın yetkili birimleri tarafından yerine getirilir.
SÜREÇ | SAKLAMA SÜRESİ | İMHA SÜRESİ |
Mann+Hummel’ın bayileri ve işlemleri | İşleme amacının sona erdiği tarihten itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
İnternet sitesi üzerinden yapılan işlemler | İşleme amacının sona erdiği tarihten itibaren 2 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Sözleşmelerin akdedilmesi | İşleme amacının sona erdiği tarihten itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
İSG mevzuatından doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi | İşleme amacının sona erdiği tarihten itibaren 15 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Tedarik ve mali işler süreçlerinin yürütülmesi | İşleme amacının sona erdiği tarihten itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi ve iş sözleşmelerinin ifa edilmesi | İşleme amacının sona erdiği tarihten itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Özlük dosyalarında tutulan belgeler | Çalışanın işten ayrıldığı tarihten itibaren 10 yıl
| Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Sağlık raporları | Çalışanın işten ayrıldığı tarihten itibaren 15 yıl
| Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Görsel ve İşitsel kayıtlar
| 2 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
CCTV kapalı devre kamera kayıt sistemi görüntüleri
| 90 gün | Otomatik imha |
İş başvurusu değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi | 2 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Faturalama ve Arşiv süreçlerinin yürütülmesi | 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Tedarik süreçlerinin denetimi ve takibi | 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Ziyaretçi kayıtlarının tutulması | 1 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
8. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE GÜNCEL TUTULMASI
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanabilir, Mann+Hummel’ın internet sayfasında Şirket tarafından verilecek karar uyarınca kamuya açıklanır. Kamuya açıklanması zorunluluk teşkil etmemektedir. Basılı kâğıt nüshası da şirket veri kayıt tabanında saklanarak herkesin erişimine açık tutulur.
Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. Politika’nın güncel hali, Mann+Hummel’ın internet sitesinde yapılacak duyuru ve şirket veri kayıt tabanına yüklendiği andan itibaren geçerli olacaktır.
9. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ
Politika, Şirket içerisinde duyurulmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları Müdürler Kurulu Kararı ile iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile şirket veri kayıt tabanında saklanır.